Lorsqu'un collaborateur exerce son droit d'accès au titre du RGPD Art. 15, l'employeur doit lui communiquer les informations le concernant — mais uniquement lui. Si le dossier contient des mentions relatives à des personnes extérieures (évaluateurs, collègues cités), ces éléments doivent être expurgés avant communication. La Loi n° 78-17 encadre cette obligation. anonym.plus effectue l'expurgation sur votre appareil, sans transfert cloud.
Quand cela s’applique
Un collaborateur a exercé son droit d'accès et demande la copie complète de son fichier. L'équipe RH identifie les documents contenant des mentions relatives à des évaluateurs nommés et à des collègues. Elle utilise anonym.plus pour retirer les identifiants de ces personnes extérieures avant de transmettre le dossier au demandeur dans le délai légal d'un mois.
Comment anonym.plus s’en charge
- Rassemblez les pièces du dossier à communiquer.
- Importez chaque document dans anonym.plus.
- L'outil repère les mentions d'évaluateurs, collègues et managers cités.
- Expurgez les identifiants des personnes extérieures en conservant les éléments propres au demandeur.
- Vérifiez que les informations du collaborateur concerné sont intactes.
- Compilez le dossier expurgé et transmettez-le dans le délai d'un mois.
Ce que vous devez fournir
- Ensemble des pièces du dossier en PDF ou DOCX.
- Distinction entre informations propres au demandeur et mentions de personnes extérieures.
- Optionnel : rapport de traitement pour documenter l'expurgation effectuée.
Types de données personnelles détectés
| Catégorie | Type d’entité anonym.plus | Exemple |
|---|---|---|
| Évaluateurs | PERSON | Directeur P. Mercier → [EVALUATEUR] |
| Collègues cités | PERSON | Collègue A. Bernard → [PERSONNE_EXT_1] |
| E-mail externe | EMAIL_ADDRESS | p.mercier@groupe.fr → [EMAIL_EXT] |
| Dates | DATE_TIME | Évaluation du 15/11/2025 → [DATE_EVAL] |
| Organisation | ORGANIZATION | Comité de Direction → [INSTANCE] |
| Téléphone | PHONE_NUMBER | 01 56 78 90 12 → [TEL_EXT] |
Conformité atteinte
- Le RGPD Art. 15 garantit le droit d'accès dans un délai d'un mois ; les mentions de personnes extérieures doivent être préalablement retirées.
- La Loi n° 78-17 Art. 44 encadre les modalités de communication du dossier en réponse à une demande d'accès.
- L'expurgation des informations relatives aux personnes extérieures protège leurs droits sans priver le demandeur des siennes.
- Traitement local avec chiffrement AES-256-GCM — aucun identifiant externe ne transite vers un serveur.
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Limites & précautions
L'expurgation manuelle est requise pour les passages où le nom du demandeur et celui d'une personne extérieure sont imbriqués dans la même phrase. anonym.plus signale ces occurrences mais laisse la décision finale à l'opérateur.
Questions fréquentes
Quel est le délai légal pour répondre à une demande d'accès ?
Un mois à compter de la réception de la demande, selon le RGPD Art. 15. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou multiple, à condition d'en informer le demandeur dans le premier mois.
Peut-on facturer des frais pour la communication du dossier ?
Non, la première copie est gratuite. Des frais raisonnables peuvent être facturés uniquement pour les copies supplémentaires ou les demandes manifestement excessives.
Que faire si le dossier ne contient aucune mention de personne extérieure ?
Dans ce cas, aucune expurgation n'est nécessaire. Le fichier peut être communiqué directement. anonym.plus permet de confirmer rapidement l'absence de mentions externes avant la transmission.