Unterweisungsnachweise belegen die Pflicht nach §12 ArbSchG und DGUV V1. Sobald die Aufbewahrungsfrist (haeufig drei Jahre) ablaeuft und keine arbeitsrechtlichen Streitigkeiten entgegenstehen, sind die Nachweise zu loeschen. anonym.plus tilgt die personenbezogenen Felder revisionsfest.
Wann es greift
Die Sifa raeumt das Archiv der Jahre vor 2023 auf. Unterweisungsnachweise dieser Kohorte sind gemaess interner Richtlinie zu tilgen. Die Anwendung markiert Klarnamen, Personalnummern und Unterschriften; das Audit-Log dokumentiert Operator, Zeitpunkt und Tilgungsgrund.
Wie anonym.plus es löst
- Sammeln Sie die Nachweise der Kohorte in einem lokalen Ordner.
- Starten Sie den Stapelmodus in anonym.plus.
- Die Erkennung listet Namen, Personalnummern und Unterschriftsfelder.
- Pruefen Sie die Treffer und bestaetigen Sie die Tilgung je Datei.
- Notieren Sie den Tilgungsgrund im Audit-Log.
- Sichern Sie die bereinigten Kopien und loeschen Sie die Originale gemaess Richtlinie.
Was Sie bereitstellen
- Unterweisungsnachweise als PDF, Scan oder DOCX in einem Ordner.
- Eine Operation: Tilgen oder Schwaerzen.
- Optional: Tilgungsgrund-Vorlage fuer das Audit-Log.
Erkannte personenbezogene Datentypen
| Kategorie | anonym.plus-Entitätstyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | PERSON | Teilnehmerin Astrid Maier → [TEILNEHMERIN_1] |
| Personalnr. | DE_TAX_ID | 10 010 010 010 → [STEUERID] |
| Unterschrift | PERSON | Sifa Holger Vogel → [SIFA_1] |
| Datum | DATE_TIME | Unterweisung 12.10.2022 → [DATUM] |
| Werk | LOCATION | Standort Halle 2 → [WERK] |
| EMAIL_ADDRESS | unterweisung@firma.de → [EMAIL] |
Erreichte Konformität
- Setzt das Loeschungsrecht nach DSGVO Art. 17 nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist um.
- Wahrt den Nachweis-Charakter der Unterweisung nach §12 ArbSchG bis zum Fristende.
- Lokale Tilgung mit revisionsfestem Audit-Log.
- Tempobjekte sind mit AES-256-GCM verschluesselt.
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Grenzen & Hinweise
Pruefen Sie laufende arbeitsrechtliche Streitigkeiten vor jeder Tilgung. In strittigen Faellen verlaengert sich die Aufbewahrung.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange muss ein Unterweisungsnachweis aufbewahrt werden?
In der Regel drei Jahre nach der Unterweisung; verlaengerte Fristen gelten bei sicherheitsrelevanten Taetigkeiten oder Klageverfahren.
Was passiert mit der Originalakte?
Sie wird nach Tilgung gemaess interner Richtlinie geloescht. Das Audit-Log dokumentiert den Vorgang.
Lassen sich Kohorten ueber Jahre hinweg gemeinsam loeschen?
Ja. Der Stapelmodus verarbeitet beliebig viele Dateien in einer einzigen lokalen Sitzung.