Die Arbeitsbescheinigung nach SGB III §312 wird der Bundesagentur für Arbeit elektronisch in identifizierbarer Form übermittelt. Die interne Ablagekopie kann jedoch in pseudonymer Form geführt werden, um das Risiko bei Aktenbeständen ausgeschiedener Beschäftigter zu reduzieren. anonym.plus schwärzt direkte Kennungen lokal auf dem Gerät, ohne die Lohnnachweise und Beschäftigungszeiten zu verändern.
Wann es greift
Die Personalabteilung archiviert alle ausgestellten Arbeitsbescheinigungen in einem Dokumentenmanagement-System. Für die interne Ablage soll eine pseudonyme Fassung ausreichen; das Original bleibt im Zugriff der Lohnbuchhaltung für mögliche Rückfragen der BA.
Wie anonym.plus es löst
- Öffnen Sie die Bescheinigung (PDF oder XML-Export) in anonym.plus.
- Die Erkennung markiert Beschäftigtenname, SVNR, KV-Nummer und Anschrift.
- Felder zu Beschäftigungszeitraum, Arbeitsentgelt und Kündigungsgrund bleiben erhalten.
- Schwärzen Sie identifizierende Felder einheitlich.
- Speichern Sie die bereinigte Kopie im Dokumentenmanagement.
- Bewahren Sie das Original separat in der Lohnbuchhaltung auf.
Was Sie bereitstellen
- Die Arbeitsbescheinigung (PDF, XML).
- Eine Operation: Schwärzen für die Ablagekopie.
- Optional: eine Vorgangs-ID für die interne Auffindbarkeit.
Erkannte personenbezogene Datentypen
| Kategorie | anonym.plus-Entitätstyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Beschäftigter | PERSON | Karin Schneider → [BESCHAEFTIGTER] |
| SVNR | DE_RENTENVERSICHERUNG | 67 220667 S 035 → [SVNR] |
| KV-Nummer | DE_INSURANCE_NUMBER | K987654321 → [KV_NR] |
| Anschrift | LOCATION | Bahnhofstraße 15, 60329 Frankfurt → [ANSCHRIFT] |
| Beschäftigungszeitraum | DATE_TIME | 01.04.2010 bis 30.06.2026 → [ZEITRAUM] |
| Steuer-ID | DE_TAX_ID | 11 223 344 556 → [STEUER_ID] |
Erreichte Konformität
- SGB III §312 regelt die Pflicht zur Arbeitsbescheinigung gegenüber der BA.
- SGB III §38 normiert die Meldepflicht der Beschäftigten als Arbeitsuchende.
- DSGVO Art. 5(1)(c) verlangt Datenminimierung — die Ablagekopie wird minimal gehalten.
- Vollständig lokale Verarbeitung mit AES-256-GCM-Verschlüsselung des DMS.
Anonymisieren Sie Arbeitsbescheinigungen nach SGB III §312 lokal — Tarife ansehen & kostenlos starten →
Grenzen & Hinweise
Die Übermittlung an die BA nach SGB III §312 erfolgt zwingend in identifizierbarer Form. Die hier beschriebene Bereinigung betrifft ausschließlich die interne Ablagekopie.
Häufig gestellte Fragen
Darf das Original im DMS durch die geschwärzte Kopie ersetzt werden?
Nur wenn keine Aufbewahrungspflicht in identifizierbarer Form besteht. Bei laufenden Rückfragen der BA muss das Original kurzfristig verfügbar bleiben.
Wie lange ist die Bescheinigung aufzubewahren?
Die GoBD-Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen beträgt zehn Jahre. Nach Fristablauf kommt auch die Kopie für eine vollständige Tilgung in Betracht.
Sind elektronische Bescheinigungen ebenfalls bereinigbar?
Ja. Die XML-Variante (BEA-Verfahren) wird ebenso erkannt; nur die Datenfelder, nicht die Schema-Struktur, werden ersetzt.