La fiche de restitution de matériel cite le nom du collaborateur, les équipements restitués et leurs identifiants techniques (numéros de série, adresses IP). Avant tout archivage dans un système partagé ou audit externe, anonym.plus retire les données nominatives localement, conformément au RGPD Considérant 26, en conservant les données d'inventaire utiles.
Quand cela s’applique
Un service informatique d'une entreprise de 300 collaborateurs gère chaque mois les restitutions de matériel liées aux fins de contrat. Pour alimenter son rapport d'inventaire annuel, il charge les fiches dans anonym.plus qui remplace noms et adresses électroniques par des codes neutres, tout en conservant les numéros de série, types d'équipements et dates de restitution nécessaires à la traçabilité du parc.
Comment anonym.plus s’en charge
- Rassemblez les fiches de restitution (PDF, DOCX ou tableur) dans un dossier.
- Chargez le dossier dans anonym.plus pour un traitement en lot.
- L'outil identifie noms, e-mails professionnels et adresses IP personnelles.
- Sélectionnez Remplacer pour conserver la traçabilité de l'inventaire.
- Vérifiez que les numéros de série et types d'équipements restent intacts.
- Exportez le lot pseudonymisé pour l'archivage ou l'audit.
Ce que vous devez fournir
- Les fiches de restitution (PDF, DOCX ou CSV).
- Le mode : Remplacer (avec table) ou Caviarder (sans lien).
- Facultatif : liste des identifiants techniques à conserver impérativement.
Types de données personnelles détectés
| Catégorie | Type d’entité anonym.plus | Exemple |
|---|---|---|
| Noms | PERSON | Olivier Martin → [EMP_18] |
| Adresse électronique | EMAIL_ADDRESS | o.martin@tech.fr → [EMAIL] |
| Adresse IP | IP_ADDRESS | 192.168.10.45 → [IP] |
| Dates | DATE_TIME | Restitution le 15/06/2026 → [DATE] |
| Identifiant interne | NATIONAL_ID | MAT-IT-0892 → [MATRICULE] |
| Lieu | LOCATION | Accueil RH, Tour Montparnasse → [LIEU] |
Conformité atteinte
- La fiche de restitution contient des données personnelles soumises au RGPD.
- La pseudonymisation réduit le risque selon l'Art. 5(1)(f) RGPD (intégrité et confidentialité).
- Une anonymisation complète sort le document du champ du règlement selon le Considérant 26.
- Chiffrement AES-256-GCM des fichiers intermédiaires sur votre poste de travail.
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Limites & précautions
Les adresses IP internes sont des données personnelles si elles permettent d'identifier un utilisateur. L'outil les détecte et les remplace, mais vérifiez que les plages utilisées n'apparaissent pas dans d'autres colonnes conservées.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il conserver les fiches de restitution ?
Il n'existe pas de durée légale spécifique pour ce document. La CNIL recommande de ne pas dépasser la durée de prescription civile de cinq ans pour les litiges éventuels liés à l'état du matériel restitué.
L'outil détecte-t-il les adresses MAC en plus des adresses IP ?
Oui. Les adresses MAC figurent parmi les plus de 340+ types d'entités couverts par anonym.plus et sont traitées comme des données d'identification réseau.
Peut-on conserver les numéros de série des équipements dans le fichier anonymisé ?
Oui. Les numéros de série d'équipements ne sont pas des données personnelles au sens du RGPD s'ils ne peuvent pas être reliés à une personne. Ils peuvent être conservés dans le fichier anonymisé.