Une lettre de recommandation contient le nom de l'ancien collaborateur, les fonctions occupées et une appréciation professionnelle. Ce document constitue une information personnelle au sens du RGPD. Le Considérant 26 permet d'en préparer une version anonymisée à des fins de formation ou d'audit interne. anonym.plus réalise cette opération localement, sans exposer le contenu à un service tiers.
Quand cela s’applique
Un service RH constitue un guide de bonnes pratiques pour rédiger des attestations de compétences. Il sélectionne une dizaine de courriers réels des trois dernières années, les charge dans anonym.plus et remplace noms, fonctions précises et dates de mission par des balises descriptives. Les exemples résultants illustrent le ton et la structure appropriés sans révéler l'identité des personnes concernées.
Comment anonym.plus s’en charge
- Rassemblez les courriers de recommandation (PDF, DOCX ou TXT).
- Chargez-les dans anonym.plus sur votre poste.
- L'outil identifie noms, dates de mission, titres de poste et coordonnées.
- Sélectionnez Remplacer pour conserver la lisibilité du modèle.
- Affinez les marqueurs si des termes métier courants sont captés par erreur.
- Exportez les exemples anonymisés pour votre guide de bonnes pratiques RH.
Ce que vous devez fournir
- Les courriers de recommandation (PDF, DOCX, TXT).
- Le mode de traitement : Remplacer ou Caviarder.
- Facultatif : une liste de titres de poste à conserver ou à substituer.
Types de données personnelles détectés
| Catégorie | Type d’entité anonym.plus | Exemple |
|---|---|---|
| Noms | PERSON | Hugo Renard → [EMP_10] |
| Dates | DATE_TIME | En poste du 01/06/2020 au 31/05/2024 → [DATE] |
| Adresse électronique | EMAIL_ADDRESS | h.renard@ex-employeur.fr → [EMAIL] |
| Téléphone | PHONE_NUMBER | +33 4 72 34 56 78 → [TEL] |
| Lieu | LOCATION | Direction régionale de Toulouse → [SITE] |
| Identifiant interne | NATIONAL_ID | TLS-MGR-0012 → [MATRICULE] |
Conformité atteinte
- Une lettre de recommandation contient des informations personnelles soumises au RGPD.
- L'anonymisation complète sort la copie du champ du règlement selon le Considérant 26.
- La communication d'appréciations à un tiers sans base légale peut engager la responsabilité de l'employeur.
- Chiffrement AES-256-GCM des fichiers de travail sur l'appareil durant l'opération.
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Limites & précautions
L'employeur ne peut communiquer que des informations objectives sur les fonctions exercées. Toute appréciation subjective engage sa responsabilité et doit être écartée, anonymisée ou non.
Questions fréquentes
Un employeur est-il obligé de rédiger une lettre de recommandation ?
Non. Il peut refuser ou se limiter à confirmer les dates et fonctions. Toute appréciation fournie doit rester objective et vérifiable.
L'ancien employé peut-il s'opposer à la transmission de son évaluation à un tiers ?
Oui. Il dispose d'un droit d'opposition au titre du RGPD Art. 21 pour tout traitement de ses informations personnelles ne relevant pas d'une obligation légale.
Peut-on conserver les attestations anonymisées dans un CRM RH ?
Oui, dès lors que le résultat est vraiment anonyme au sens du Considérant 26. anonym.plus couvre plus de 340+ types d'entités pour s'assurer qu'aucun identifiant ne subsiste.