La preparazione dell'accesso dell'interessato separa i dati del richiedente da quelli delle altre persone citate nel fascicolo. Il GDPR art. 15 riconosce il diritto di ottenere una copia dei dati trattati, ma il paragrafo 4 precisa che quel diritto non deve ledere i diritti e le libertà altrui e il Considerando 63 chiede un bilanciamento caso per caso, non un rifiuto in blocco. L'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 individua inoltre le ipotesi in cui i diritti dell'interessato possono essere limitati, fra cui la difesa in giudizio e lo svolgimento di investigazioni difensive. anonym.plus crea la copia sul dispositivo, mantenendo riservato il fascicolo.
Quando si applica
Il dipendente destinatario di un'indagine interna chiede copia di tutto ciò che lo riguarda. Il fascicolo contiene le sue e-mail, ma anche le dichiarazioni di tre colleghi e la corrispondenza con il legale della società: la risposta deve dargli i suoi dati e non quelli altrui, senza svuotare il documento di significato.
Come lo gestisce anonym.plus
- Apri il fascicolo in anonym.plus, in locale.
- L'OCR integrato elabora anche i documenti acquisiti.
- Lo strumento evidenzia le identità da proteggere: testimoni e altri soggetti.
- Verifica ogni corrispondenza distinguendo il richiedente dagli altri soggetti.
- Maschera i dati di terzi e preserva quelli del richiedente.
- Salva la copia destinata al richiedente; l'originale rimane sul dispositivo.
Cosa serve fornire
- Il fascicolo in PDF, DOCX o immagine acquisita.
- Un'azione: oscuramento o mascheramento dei dati da proteggere.
- Facoltativo: elenco dei soggetti da trattare come terze parti.
Tipi di entità rilevati nei documenti legali
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Terzo | PERSON | Francesca Longo (testimone) → [TERZO_1] |
| Data/Ora | DATE_TIME | Dichiarazione del 07/03/2026 → [DATA] |
| Organizzazione | ORGANIZATION | Ufficio Legale → [UFFICIO] |
| EMAIL_ADDRESS | f.longo@esempio.it → [EMAIL] | |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | LNGFNC80E41H501W → [CF] |
| Telefono | PHONE_NUMBER | +39 02 3333333 → [TEL] |
Conformità raggiunta
- Diritto di accesso — il GDPR art. 15 attribuisce all'interessato il diritto di ottenere conferma del trattamento e una copia dei dati che lo riguardano: il fascicolo di indagine non è escluso solo perché è un'istruttoria interna.
- Tutela dei terzi — il GDPR art. 15, par. 4 stabilisce che il diritto di ottenere copia non deve ledere i diritti e le libertà altrui, e il Considerando 63 chiede un bilanciamento in concreto: si maschera ciò che riguarda gli altri, non si nega l'accesso in blocco.
- Limitazioni tipizzate — l'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 elenca i casi in cui l'esercizio dei diritti può essere ritardato o limitato, fra cui l'accertamento di reati e lo svolgimento di investigazioni difensive: vanno invocati espressamente e motivati, non presunti.
- Sicurezza del trattamento — elaborazione 100 % locale, nessun dato del fascicolo è trasmesso al cloud; i file di lavoro sono protetti con AES-256-GCM + Argon2id a riposo (GDPR art. 32).
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Limiti & avvertenze
La distinzione tra i dati del richiedente e quelli di terzi spetta alla valutazione dell'operatore. Lo strumento maschera ciò che viene indicato come dato di terzi; non traccia autonomamente questo confine.
Domande frequenti
Si può rifiutare l'accesso perché il fascicolo contiene dati di altre persone?
No. Il GDPR art. 15, par. 4, e il Considerando 63 impongono un bilanciamento in concreto: si consegna la copia con i dati altrui mascherati, non si nega il diritto in blocco.
Un'indagine interna in corso consente di sospendere il riscontro all'interessato?
Solo nelle ipotesi tipizzate dall'art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003 — fra cui l'accertamento di reati e le investigazioni difensive — e con motivazione espressa. Non è una deroga generale a favore del titolare.
Che cosa deve restare leggibile nella copia consegnata al richiedente?
Tutto ciò che costituisce dato personale riferito a lui: contenuto delle contestazioni, date, documenti che lo riguardano. Sono mascherati i nomi e i recapiti dei terzi e i passaggi che rivelerebbero la loro identità.