Die Anonymisierung der Personalakte tilgt persönliche Details aus der HR-Akte eines Klinikmitarbeiters. Gesundheits- und Beschäftigungsdaten fallen unter die besondere Kategorie gemäß DSGVO Art. 9. anonym.plus verarbeitet lokal, sodass das Dokument die Person nicht mehr identifiziert.
Wann es greift
Eine Personalakte enthält Name, Personalnummer und Gesundheitsvermerke des Mitarbeiters. Für die Analyse von Dienstplänen oder Fehlzeitentrends kann sie anonymisiert werden, wodurch die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung entfällt.
Wie anonym.plus es löst
- Öffnen Sie die Personalakte in anonym.plus auf einem lokalen Gerät.
- Die lokale OCR liest eingescannte Seiten vorab aus.
- Die Anwendung kennzeichnet Name, Personalnummer, Kontaktdaten und Gesundheitsvermerke.
- Deaktivieren Sie die Rückordnungstabelle, um keinen Schlüssel zu behalten.
- Ersetzen Sie jeden Eintrag durch ein nicht rückführbares Kürzel.
- Speichern Sie das Ergebnis. Die Quelldatei verlässt Ihr Gerät nicht.
Was Sie bereitstellen
- Die Personalakte (DOCX, PDF, TXT oder Scan).
- Ersetzen, mit deaktivierter Tabelle für vollständige Anonymität.
- Optional: Spracheinstellung für weitere unterstützte Sprachen.
Erkannte Entitätstypen in Gesundheitsdaten
| Kategorie | anonym.plus-Entitätstyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Personal | PERSON | Dr. Ingrid Devaux → [PERSONAL] |
| Personalnummer | MEDICAL_RECORD_NUMBER | Pers.-Nr. 20471 → [PERSNR] |
| Datum | DATE_TIME | eingestellt 09/2019 → [DATUM] |
| KVNR | DE_INSURANCE_NUMBER | A987654321 → [KVNR] |
| Kontakt | EMAIL_ADDRESS | i.devaux@example.de → [EMAIL] |
| Anschrift | LOCATION | Hochstraße 12, Hamburg → [ADRESSE] |
Erreichte Konformität
- Entfernt Informationen der besonderen Kategorie gemäß DSGVO Art. 9.
- Echte Anonymisierung nimmt das Ergebnis gemäß DSGVO Erwägungsgrund 26 aus dem Anwendungsbereich.
- Lokale Verarbeitung hält die Akte unter der Kontrolle Ihrer Organisation.
- Konform mit BetrVG (Mitbestimmung bei Personalakten) und ArbSchG.
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Grenzen & Hinweise
Eine Personalakte enthält viele Details. Selbst ohne Namen kann eine seltene Rolle in einer kleinen Einrichtung den Mitarbeiter identifizieren. Wenden Sie den Motivated-Intruder-Test an und bewahren Sie keinen Schlüssel auf, bevor Sie das Ergebnis als anonym einstufen.
Häufig gestellte Fragen
Fallen Mitarbeiterdaten unter die besondere Kategorie?
Gesundheits- und Gewerkschaftsdaten in einer Personalakte fallen unter Art. 9. Übrige Felder bleiben personenbezogen. Die Anonymisierung hebt diese Pflichten für eine Sekundärnutzung auf.
Anonym oder pseudonymisiert: Was erhält man?
Mit Rückordnungsschlüssel ist das Ergebnis pseudonymisiert und bleibt im Anwendungsbereich. Ohne Schlüssel nimmt Erwägungsgrund 26 es bei niedrigem Restrisiko aus dem Anwendungsbereich heraus.
Liest die Anwendung weitere Sprachen?
Ja. Mehrere Sprachen werden unterstützt, was für die korrekte Erkennung von Namen und Datumsangaben wichtig ist.