DSGVO Art. 5(1)(e) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für die Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Für Personalakten ehemaliger Beschäftigter laufen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (GoBD zehn Jahre für Lohnunterlagen, BetrVG drei Jahre für Anhörungen, BUrlG vier Jahre für Urlaubsdaten). Nach deren Ablauf bietet sich eine Anonymisierung statt Löschung an, damit Aggregate für Fluktuationsanalysen erhalten bleiben. anonym.plus führt diese Transformation lokal auf dem Gerät durch.
Wann es greift
Die Personalabteilung führt eine jährliche Bestandsaufnahme ihrer Aktenbestände durch. Akten, deren Aufbewahrungsfristen vollständig abgelaufen sind, sollen in eine anonyme Form überführt werden, damit langfristige Trendanalysen möglich bleiben.
Wie anonym.plus es löst
- Selektieren Sie die Akten anhand des Austrittsdatums plus maximaler Aufbewahrungsfrist.
- Laden Sie die Akten im Stapel in anonym.plus auf dem Arbeitsplatz.
- Die Erkennung markiert Namen, Geburtsdaten, SVNR, IBAN und Adressen.
- Tilgen Sie alle direkten Kennungen einheitlich (keine Mapping-Tabelle).
- Aggregate (Beschäftigungsdauer, Funktion, Abteilung) bleiben für die Statistik erhalten.
- Speichern Sie die anonyme Aggregatdatei und löschen Sie das Original sicher.
Was Sie bereitstellen
- Die Auswahl der Akten gemäß Aufbewahrungsfristen.
- Eine Anonymisierungsregel ohne Mapping-Tabelle.
- Optional: Aggregationsregeln je Berufsgruppe und Standort.
Erkannte personenbezogene Datentypen
| Kategorie | anonym.plus-Entitätstyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Ehemaliger | PERSON | Frank Hartmann → [TILGT] |
| Geburtsdatum | DATE_TIME | 18.02.1958 → [TILGT] |
| SVNR | DE_RENTENVERSICHERUNG | 58 180258 H 014 → [TILGT] |
| Steuer-ID | DE_TAX_ID | 44 556 677 889 → [TILGT] |
| Adresse | LOCATION | Mozartstraße 7, 90402 Nürnberg → [TILGT] |
| Bankverbindung | DE_IBAN | DE56 7001 0080 0123 4567 89 → [TILGT] |
Erreichte Konformität
- DSGVO Art. 5(1)(e) verlangt Speicherbegrenzung — Anonymisierung als zulässige Alternative zur Löschung.
- DSGVO Art. 17 regelt das Recht auf Löschung; Anonymisierung erfüllt dieses Recht gleichermaßen.
- BDSG §35 kennt die Anonymisierung als Alternative zur Löschung bei unverhältnismäßigem Aufwand.
- Vollständig lokale Verarbeitung mit AES-256-GCM-Verschlüsselung und sicherer Originallöschung.
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Grenzen & Hinweise
Bei kleinen Berufsgruppen oder Standorten können Aggregate trotz Tilgung der Namen eine Reidentifikation zulassen (z. B. 'einzige Buchhalterin am Standort Bremen, 1958 geboren'). Wenden Sie k-Anonymitäts-Schwellen an.
Häufig gestellte Fragen
Ist Anonymisierung gleichwertig zur Löschung im Sinne des DSGVO Art. 17?
Ja. Sobald keine Reidentifikation mehr möglich ist (DSGVO Erwägungsgrund 26), gilt der Datensatz nicht mehr als personenbezogen und der Löschanspruch ist erfüllt.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten kumulativ?
Die längste anwendbare Frist ist maßgeblich: GoBD zehn Jahre für Lohnunterlagen, drei Jahre für Anhörungsprotokolle, vier Jahre für Urlaubsdaten.
Wann ist Löschung gegenüber Anonymisierung vorzuziehen?
Wenn der Verarbeitungszweck vollständig entfallen ist und keine berechtigte Statistik die Aufbewahrung in anonymer Form rechtfertigt, ist die sichere Löschung vorzuziehen.