La prise de références recueille des informations personnelles sur le comportement professionnel d'un postulant auprès de ses anciens employeurs. La Loi n° 78-17 dite Informatique et Libertés, interprétée par la CNIL, exige que ces données ne soient utilisées qu'à des fins déterminées et accessibles uniquement aux personnes habilitées. anonym.plus traite les comptes rendus de référence localement.
Quand cela s’applique
La chargée de recrutement d'un groupe industriel contacte trois anciens responsables. Elle compile leurs retours dans un document. Avant de le partager avec le comité, elle retire les noms des référents et leurs coordonnées pour préserver la confidentialité de leur témoignage.
Comment anonym.plus s’en charge
- Rédigez ou importez le compte rendu de prise de références dans anonym.plus.
- L'outil repère les noms des référents, leurs postes et leurs coordonnées.
- Vérifiez les détections et affinez selon vos besoins.
- Substituez les identifiants par des codes neutres (REF_1, REF_2, etc.).
- Enregistrez la version expurgée pour le comité de sélection.
- Conservez la correspondance codes/identités dans un fichier séparé et sécurisé.
Ce que vous devez fournir
- Compte rendu de références en format libre (DOCX, TXT).
- Mode : pseudonymisation des référents ou suppression complète.
- Facultatif : niveau de détail à conserver (poste, secteur, ancienneté).
Types de données personnelles détectés
| Catégorie | Type d’entité anonym.plus | Exemple |
|---|---|---|
| Référents | PERSON | Isabelle Dupont, DRH → [REF_1] |
| Organisation | ORGANIZATION | Groupe Lafarge → [ENTREPRISE_1] |
| Courriel | EMAIL_ADDRESS | i.dupont@lafarge.fr → [EMAIL_REF] |
| Téléphone | PHONE_NUMBER | +33 1 44 55 66 77 → [TEL_REF] |
| Adresse | LOCATION | Tour Eiffel Business, 75007 Paris → [ADRESSE_REF] |
| Dates | DATE_TIME | collaboration de 2018 à 2022 → [PERIODE] |
Conformité atteinte
- Respecte la Loi n° 78-17 (Informatique et Libertés) sur la finalité du traitement.
- Conforme aux recommandations de la CNIL sur la protection des tiers.
- Aucun flux réseau : les témoignages confidentiels restent dans votre organisation.
- Chiffrement AES-256-GCM des fichiers pendant le traitement.
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Limites & précautions
Les référents doivent être informés que leurs retours pourraient être consultés par le comité de sélection. Recueillez leur consentement implicite en début d'échange et indiquez clairement la finalité de la démarche.
Questions fréquentes
Faut-il informer le candidat que des références ont été prises ?
Oui. La CNIL recommande d'informer le postulant avant de contacter ses anciens employeurs, sauf si cela compromettrait la démarche. Dans tous les cas, il doit en être informé au plus tard au moment de la décision de recrutement.
Les référents peuvent-ils refuser que leurs propos soient conservés ?
Ils peuvent demander que leurs coordonnées n'apparaissent pas dans le dossier final. La pseudonymisation proposée par anonym.plus répond précisément à cette attente.
Combien de temps peut-on garder les comptes rendus de références ?
La CNIL fixe la durée maximale à deux ans après le dernier contact avec le postulant non sélectionné. Pour les postulants retenus, les données doivent être intégrées au dossier salarié ou supprimées des fichiers de recrutement.