L'art. 37 del D.Lgs. 81/2008 e l'Accordo Stato-Regioni del 21/12/2011 disciplinano i corsi obbligatori. Gli attestati restano validi cinque anni e vengono rinnovati. Per i lavoratori cessati o per qualifiche superate, la cancellazione documentata libera il fascicolo da dati personali superflui ex GDPR art. 17.
Quando si applica
Alla cessazione di un lavoratore, l'HR avvia la procedura di archiviazione del fascicolo. Gli attestati di addestramento superati e non piu necessari vengono cancellati con registro datato, mentre i piu recenti restano per il periodo di conservazione previsto.
Come lo gestisce anonym.plus
- Carica gli attestati (PDF) nell'app sul dispositivo HR.
- L'analisi locale individua nominativi, date, codici fiscali, codici corso.
- Verifica la data di scadenza e la politica di retention applicabile.
- Applica Cancella per gli attestati scaduti oltre il periodo di conservazione.
- Salva il registro delle cancellazioni con timestamp e operatore.
- Archivia il registro nel sistema documentale aziendale.
Cosa serve fornire
- Gli attestati di qualificazione in PDF o scansione.
- Un'azione: Cancella con registrazione documentata.
- Facoltativo: politica di retention dell'addestramento aziendale.
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Persona | PERSON | Lavoratore Davide Russo → [CESSATO_2020] |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | RSSDVD75A01H501Z → [CF] |
| Corso | ID_NUMBER | Corso base 8h 2018 → [CORSO_BASE] |
| Ente formatore | ORGANIZATION | Ente Sicurezza Srl → [ENTE] |
| Data attestato | DATE_TIME | Rilascio 12/05/2018 → [ANNO_2018] |
| Firma docente | PERSON | Ing. Romano → [DOCENTE] |
Conformità raggiunta
- Formazione e addestramento - l'art. 37 D.Lgs. 81/2008 rinvia all'Accordo Stato-Regioni del 21 dicembre 2011 per durate, contenuti e aggiornamento quinquennale, e all'Accordo del 22 febbraio 2012 per le attrezzature che richiedono abilitazione.
- Prova dell'adempimento - il modello organizzativo dell'art. 30, c. 4, D.Lgs. 81/2008 esige un sistema di registrazione dell'avvenuta effettuazione delle attivita: e il registro, non il singolo attestato scaduto, a reggere la prova.
- Cancellazione - superato il termine di conservazione dell'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR, l'attestato obsoleto va rimosso ai sensi dell'art. 17; il registro datato delle cancellazioni dimostra la responsabilizzazione dell'art. 5, par. 2.
- Sicurezza del trattamento - elaborazione interamente locale, il registro cancellazioni resta nel perimetro aziendale; AES-256-GCM sui file di lavoro (art. 32).
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Limiti & avvertenze
Gli attestati ancora validi vanno conservati come prova della qualificazione effettuata. Verifica la politica di retention prima della cancellazione. Non costituisce consulenza sull'addestramento obbligatorio di settore.
Domande frequenti
Quanto si conservano gli attestati di qualificazione?
Almeno per la durata di validita (cinque anni per il corso base). Politiche aziendali piu prudenti possono prevedere conservazione fino a dieci anni per fini di prova in caso di contestazioni.
Posso cancellare gli attestati di un lavoratore cessato?
Solo dopo il periodo di retention applicabile e in assenza di contenziosi pendenti. L'attestato puo essere ancora utile in caso di vertenze.
Il registro delle cancellazioni e obbligatorio?
Si, per il principio di accountability ex GDPR art. 5 c. 2. Conserva il registro come evidenza del rispetto della politica di retention.