L'oscuramento della copia della carta di identità rimuove numero, foto, luogo di nascita e altri dati dalla scansione conservata in azienda. Il Garante, con le Linee guida del 23 novembre 2006, ha richiamato il principio di minimizzazione anche per le fotocopie degli atti identificativi dei dipendenti. anonym.plus riconosce campi e fotografia in locale e li nasconde, preservando la finalità di verifica iniziale.
Quando si applica
L'azienda deve trasferire fotocopie dell'atto identificativo a un consulente per la verifica formale dell'iscrizione obbligatoria. Solo nome, cognome e validità devono restare leggibili; foto e numeri vanno coperti.
Come lo gestisce anonym.plus
- Carica la scansione in anonym.plus sul tuo dispositivo.
- L'OCR locale legge i campi anche da fotografie con riflessi e ombre.
- Lo strumento marca numero atto, foto, luogo di nascita e codice fiscale.
- Verifica le corrispondenze; preserva nome e validità se richiesti dal consulente.
- Scegli Oscura per la massima protezione delle foto e dei dati biometrici.
- Salva la copia pulita; l'originale fisico resta archiviato in azienda.
Cosa serve fornire
- Scansione dell'atto identificativo come PDF o immagine.
- Azione (Oscura per la copia esterna; Sostituisci per esempi).
- Facoltativo: campi che devono restare visibili (es. nome e validità).
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Nomi | PERSON | Elena Costa -> [INTERESSATA] |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | CSTLNE85R67H501J -> [CF] |
| Numero documento | ID_NUMBER | CA12345AA -> [N_DOC] |
| Luogo nascita | LOCATION | Lecce -> [LUOGO_NASCITA] |
| Date | DATE_TIME | Scadenza 12/03/2032 -> [SCADENZA] |
| Foto | PHOTO | [immagine biometrica] -> [FOTO] |
Conformità raggiunta
- Necessità della copia — le Linee guida del Garante del 23 novembre 2006 (deliberazione n. 53) sul trattamento dei dati dei lavoratori privati richiamano il principio di pertinenza e non eccedenza: la fotocopia del documento va conservata solo se una norma o una finalità concreta la richiede.
- Immagine del volto — la fotografia diventa dato biometrico ai sensi dell'art. 4, n. 14), GDPR quando è trattata con mezzi tecnici specifici per l'identificazione univoca; in quel caso opera il divieto dell'art. 9 e intervengono le misure dell'art. 2-septies del Codice Privacy.
- Verifica dell'identità — l'esibizione del documento assolve il controllo preliminare all'assunzione; annotati gli estremi, la minimizzazione dell'art. 5, par. 1, lett. c), GDPR rende superflua la conservazione dell'intera riproduzione.
- Sicurezza del trattamento — la scansione resta sul computer per l'intera elaborazione; i file di lavoro sono protetti con AES-256-GCM + Argon2id, come richiede il GDPR art. 32.
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Limiti & avvertenze
La conservazione di copie di atti identificativi richiede una base giuridica specifica. Verifica la necessità prima di archiviare la riproduzione. La sola foto biometrica resta una categoria particolare anche dopo la copertura del numero.
Domande frequenti
Posso conservare copie degli atti identificativi di tutti i dipendenti?
Solo se necessario e proporzionato. Il Garante ricorda che la conservazione deve essere giustificata da una specifica finalità.
La foto della carta e un dato biometrico?
L'immagine può costituire dato biometrico se trattata per identificazione automatica; in ogni caso richiede particolare cautela.
Devo cancellare le copie alla cessazione del rapporto?
Sì, salvo obblighi specifici. Conserva solo quanto richiesto da norme che lo prevedano espressamente.