L'oscuramento della conferma di ricezione delle policy aziendali rimuove nominativi, codici fiscali e date di firma da documenti utili come modello. Le conferme attestano la consegna di policy di sicurezza, codice etico, regolamento ICT: vanno conservate in originale. La copia divulgata interna non deve riportare dati riferibili al singolo. anonym.plus opera tutto in locale.
Quando si applica
L'HR aggiorna l'intranet con un facsimile di conferma per illustrare il processo di accettazione delle policy. La copia mostrata non puo recare il nome del lavoratore che ha effettivamente firmato, ne la data esatta.
Come lo gestisce anonym.plus
- Apri la conferma firmata (PDF, DOCX) in anonym.plus.
- Lo strumento marca nomi, codice fiscale, date di firma e indirizzo email.
- Verifica le corrispondenze; preserva il testo delle policy citate.
- Scegli Oscura per i campi identificativi e Sostituisci con marca per gli altri.
- Applica l'azione a tutte le pagine in batch, se ce ne sono molteplici.
- Salva la copia pulita per la pubblicazione su intranet.
Cosa serve fornire
- Conferma di ricezione policy come PDF o DOCX.
- Un'azione (Oscura per identificativi; Sostituisci per altri elementi).
- Facoltativo: lista positiva delle policy citate che restano leggibili.
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Nomi | PERSON | Roberta Vitale -> [LAVORATRICE] |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | VTLRRT85B50F839E -> [CF] |
| Date | DATE_TIME | Firma 03/05/2026 -> [DATA_FIRMA] |
| Policy | DOCUMENT_REF | Policy ICT v3.2 -> [POLICY] |
| Sede | LOCATION | Sede di Padova -> [SEDE] |
| Contatto | EMAIL_ADDRESS | r.vitale@azienda.it -> [EMAIL] |
Conformità raggiunta
- Applica il principio di minimizzazione del GDPR art. 5 ai modelli.
- Allineato al GDPR Considerando 26 sull'anonimizzazione.
- Coerente con i requisiti del Codice Privacy sulle informative.
- Le copie di lavoro restano cifrate con AES-256-GCM in locale.
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Limiti & avvertenze
La conferma firmata originale resta la prova della consegna e dell'avvenuta presa visione. Oscura solo le copie destinate a modello o pubblicazione interna; non l'atto probatorio.
Domande frequenti
La conferma oscurata vale come prova di consegna delle policy?
No. La prova resta la conferma firmata in originale. La copia oscurata serve solo come modello o esempio.
Si possono conservare i riferimenti alle policy citate?
Si. I riferimenti alle policy sono testo descrittivo e restano visibili tramite lista positiva.
Quanto a lungo conservare la conferma originale?
Per la durata del rapporto e per il tempo richiesto dalle norme; segui l'informativa adottata in azienda.