Een doorlopend incassodossier draait om bewijs. De machtiging, de mandaatreferentie en het incassant-ID moeten aantoonbaar blijven zolang de incasso loopt. Onder de Nederlandse PSD2-implementatie kan een betaler een geïncasseerd bedrag binnen acht weken onvoorwaardelijk laten terugboeken, en bij een niet-toegestane incasso geldt een meldtermijn van dertien maanden. Verordening (EU) nr. 260/2012 bepaalt daarnaast welke gegevens bij elke incasso mee moeten reizen. PCI DSS v4.0 komt pas in beeld wanneer het dossier ook een kaart als terugvaloptie bevat; dan gelden de eisen van Requirement 3 voor dat deel. Voor het delen van zo'n dossier volstaat de bewijsketen zonder naam, adres en handtekening.
Wanneer dit van toepassing is
Een sportvereniging besteedt de contributie-incasso uit aan een administratiekantoor. Het kantoor heeft mandaatreferenties, bedragen en incassodata nodig. Ledennamen, adressen en gescande handtekeningen horen niet in die overdracht.
Hoe anonym.plus dit afhandelt
- Open het incassodossier of het machtigingenarchief in de lokale toepassing.
- De OCR leest gescande en ondertekende machtigingsformulieren uit.
- De herkenning markeert naam, adres, IBAN, handtekening en contactgegevens.
- Behoud mandaatreferentie, incassant-ID, bedrag, frequentie en incassodatum.
- Vervang de betaler door een stabiel label per mandaat.
- Sla het geschoonde dossier lokaal op; de originele machtiging blijft ongewijzigd.
Wat u moet aanleveren
- Het dossier als PDF, XML-incassobestand, CSV of gescande machtiging.
- Een actie: weglakken, vervangen of gedeeltelijk maskeren.
- Optioneel: een label per mandaat zodat incassoreeksen te volgen blijven.
Entiteitstypen die in financiele documenten worden gedetecteerd
| Categorie | anonym.plus-entiteitstype | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Betaler | PERSON | Anouk Peeters → [BETALER-0412] |
| Tegenrekening | IBAN_CODE | NL69 SNSB 0908 7654 32 → [IBAN] |
| Mandaat | REFERENCE_NUMBER | MND-2026-0412 → blijft staan |
| Incassant | ID | NL32ZZZ123456780000 → blijft staan |
| Handtekening | ID | [gescande handtekening] → [HANDTEKENING] |
| Adres | LOCATION | Lange Voorhout 21, Den Haag → [ADRES] |
Bereikte naleving
- Houdt de bewijsketen intact die Verordening (EU) nr. 260/2012 aan een incasso stelt: mandaatreferentie en incassant-ID blijven leesbaar.
- Overbrugt de onvoorwaardelijke terugboektermijn van acht weken en de meldtermijn van dertien maanden uit de Nederlandse PSD2-implementatie.
- Past PCI DSS v4.0 Req. 3 toe op het kaartdeel van het dossier, wanneer een kaart als terugvaloptie is vastgelegd.
- Beperkt de gedeelde kopie tot wat de dienstverlener nodig heeft, conform AVG art. 5 lid 1 sub c en de opdracht uit art. 28.
Anonimiseer incassodossiers offline — bekijk abonnementen & begin gratis →
Beperkingen & aandachtspunten
Een mandaatreferentie blijft binnen uw eigen administratie herleidbaar tot één persoon. De kopie is daarmee pseudoniem, niet anoniem; behandel die dus nog steeds als persoonsgegeven.
Veelgestelde vragen
Welke velden moeten bewijsbaar blijven?
De mandaatreferentie, het incassant-ID, de datum van de machtiging en de incassodata. Daarmee kunt u aantonen dat de incasso gedekt was toen die werd uitgevoerd.
Hoelang kan een betaler een incasso laten terugboeken?
Acht weken onvoorwaardelijk na afschrijving. Bij een incasso zonder geldige machtiging loopt de meldtermijn op tot dertien maanden.
Mag de gescande handtekening weg?
Uit de gedeelde kopie wel. Bewaar het ondertekende origineel ongewijzigd; dat blijft uw bewijs dat de machtiging is afgegeven.