Die Redaktion der Personalakte entfernt besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von DSGVO Art. 9 und BDSG §26 — etwa Gesundheitsdaten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Hinweise auf Religion. anonym.plus markiert die betreffenden Stellen lokal auf Ihrem Rechner. Die Kopie bleibt für den fachlichen Zweck lesbar, ohne dass schutzwürdige Inhalte die HR-Abteilung verlassen.
Wann es greift
Eine Personalakte soll dem Justiziariat zur Vorbereitung eines arbeitsrechtlichen Verfahrens vorgelegt werden. Vor der Übergabe müssen Krankschreibungen, Mitgliedsausweise und Hinweise auf die Familiensituation aus der Akte entfernt werden, soweit sie für den Vorgang nicht erforderlich sind.
Wie anonym.plus es löst
- Öffnen Sie die Aktenmappe (PDF-Sammlung, DOCX oder gescannte Blätter) in anonym.plus.
- Die Anwendung durchsucht den Text nach Namen, Identifikatoren, Bank- und Kontaktdaten.
- Prüfen Sie die Treffer und ergänzen Sie spezifische Begriffe wie Diagnosen manuell.
- Wählen Sie eine Aktion: Ersetzen für lesbare Kopien oder Schwärzen für Prüfpfade.
- Wenden Sie die Aktion stapelweise auf alle Blätter der Akte an.
- Speichern Sie die bereinigte Aktenmappe lokal auf Ihrem Gerät.
Was Sie bereitstellen
- Personalakte als PDF-Sammlung, DOCX oder gescannte Seiten.
- Eine Aktion (Ersetzen erhält die Lesbarkeit, Schwärzen markiert den Vorgang sichtbar).
- Optional: Positivliste freigegebener Fachbegriffe für das Audit.
Erkannte personenbezogene Datentypen
| Kategorie | anonym.plus-Entitätstyp | Beispiel |
|---|---|---|
| Namen | PERSON | Yael Goldstein → [BESCHÄFTIGTE] |
| Steuer-ID | DE_TAX_ID | 11 765 432 901 → [STEUER_ID] |
| Rentenversicherung | DE_RENTENVERSICHERUNG | 12 251066 G 401 → [SVNR] |
| Bank | DE_IBAN | DE89 3704 0044 0532 0130 00 → [IBAN] |
| Datumsangaben | DATE_TIME | Eintritt 01.04.2024 → [EINTRITT] |
| Adresse | LOCATION | Goethestraße 7, 10625 Berlin → [ADRESSE] |
Erreichte Konformität
- Schützt besondere Kategorien nach DSGVO Art. 9 bei der Weitergabe.
- Folgt dem Grundsatz der Erforderlichkeit aus BDSG §26 für Beschäftigtendaten.
- Das Einsichtsrecht nach BetrVG §83 bleibt durch die unveränderte Originalakte gewahrt.
- Arbeitskopien werden mit AES-256-GCM auf Ihrem Rechner verschlüsselt.
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Grenzen & Hinweise
Diagnosen und Hinweise auf die Gesundheit erscheinen häufig im Freitext und nutzen Abkürzungen. Die Anwendung markiert strukturierte Bezeichner zuverlässig; medizinische Begriffe in Briefen erfordern eine fachkundige Sichtprüfung vor der Weitergabe.
Häufig gestellte Fragen
Welche Inhalte zählen in der Personalakte zu Art. 9 DSGVO?
Dazu gehören Gesundheitsangaben, Gewerkschafts- und Religionszugehörigkeit, biometrische und genetische Daten sowie Hinweise auf das Sexualleben. Diese Inhalte dürfen nur mit ausdrücklicher Rechtsgrundlage verarbeitet werden.
Wird das Einsichtsrecht nach BetrVG §83 berührt?
Nein. Die Original-Personalakte bleibt unverändert in der HR. Nur die Kopie für Dritte wird bereinigt.
Können mehrere Blätter in einem Durchgang bearbeitet werden?
Ja. anonym.plus verarbeitet Aktenmappen mit gemischten Formaten in einem Stapellauf auf Ihrem Gerät.