La cancellazione delle referenze elimina le lettere e i contatti dei garanti dal fascicolo del candidato a scopo esaurito. Il GDPR art. 6 impone una base giuridica per ogni trattamento; il principio di limitazione della conservazione (art. 5) richiede la rimozione dei dati non più necessari. Il Provv. Garante 5/2007 raccomanda di non trattenere referenze oltre la decisione di selezione.
Quando si applica
Un istituto formativo conserva nel fascicolo HR le referenze raccolte per un'assunzione. Conclusa la decisione, le referenze e i recapiti dei garanti vengono cancellati per rispettare la limitazione della conservazione.
Come lo gestisce anonym.plus
- Apri la cartella del candidato in anonym.plus, in locale.
- Lo strumento individua nomi e recapiti dei referee nei documenti.
- Riconosce e-mail, numeri di telefono e affiliazioni indicate.
- Conferma i rilievi e isola la lettera di referenza.
- Applica cancellazione integrale o sostituzione con esito sintetico.
- Esporta il fascicolo aggiornato; l'originale resta sul dispositivo.
Cosa serve fornire
- La lettera di referenza (PDF, DOCX o e-mail in EML).
- Un operatore: cancellazione, sostituzione o mascheramento parziale.
- Il criterio di conservazione previsto dalla policy interna.
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Referee | PERSON | Prof. Marco Pini → [REFEREE] |
| E-mail referee | EMAIL_ADDRESS | mpini@universita.it → [E-MAIL] |
| Telefono referee | PHONE_NUMBER | +39 050 2233 4455 → [TELEFONO] |
| Affiliazione | ORGANIZATION | Università di Pisa → [ENTE] |
| Periodo | DATE_TIME | collaborazione 2020-2022 → [PERIODO] |
| Nome candidato | PERSON | Giulia Marini → [CANDIDATO] |
Conformità raggiunta
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Limiti & avvertenze
Non spetta allo strumento decidere il termine di conservazione: la policy interna definisce quando le referenze possono essere cancellate. La verifica della liceità del contatto con il referee è di responsabilità del titolare.
Domande frequenti
Quando posso cancellare le referenze?
Quando la decisione di selezione è chiusa e non sussiste un'esigenza di difesa di un diritto in giudizio. La policy interna stabilisce il termine concreto, in coerenza con il GDPR art. 5.
Devo informare il referee del trattamento?
Sì. Il referee è un interessato e va informato del trattamento dei propri dati, salvo eccezioni dell'art. 14 GDPR.
La cancellazione è recuperabile?
No. La cancellazione locale rimuove il dato dal file esportato. Mantieni una copia di backup separata solo se prevista dalla policy e per il tempo strettamente necessario.