La cancellazione delle referenze elimina le attestazioni e i contatti dei garanti dal fascicolo del candidato a scopo esaurito. Il GDPR art. 6 impone una base giuridica per ogni trattamento; il principio di limitazione della conservazione (art. 5, par. 1, lett. e) richiede la rimozione dei dati non più necessari; l'art. 8 della L. 300/1970 vieta le indagini anche a mezzo di terzi su fatti non rilevanti.
Quando si applica
Un istituto formativo conserva nel fascicolo HR le testimonianze raccolte per un'assunzione. Conclusa la decisione, le lettere e i recapiti dei garanti vengono cancellati per rispettare la limitazione della conservazione.
Come lo gestisce anonym.plus
- Apri la cartella del candidato in anonym.plus, in locale.
- Lo strumento individua nomi e recapiti dei referee nei documenti.
- Riconosce e-mail, numeri di telefono e affiliazioni indicate.
- Conferma i rilievi e isola la lettera del garante.
- Applica cancellazione integrale o sostituzione con esito sintetico.
- Esporta il fascicolo aggiornato; l'originale resta sul dispositivo.
Cosa serve fornire
- La lettera del garante (PDF, DOCX o e-mail in EML).
- Un operatore: cancellazione, sostituzione o mascheramento parziale.
- Il criterio di conservazione previsto dalla policy interna.
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Referee | PERSON | Prof. Marco Pini → [REFEREE] |
| E-mail referee | EMAIL_ADDRESS | mpini@universita.it → [E-MAIL] |
| Telefono referee | PHONE_NUMBER | +39 050 2233 4455 → [TELEFONO] |
| Affiliazione | ORGANIZATION | Università di Pisa → [ENTE] |
| Periodo | DATE_TIME | collaborazione 2020-2022 → [PERIODO] |
| Nome candidato | PERSON | Giulia Marini → [CANDIDATO] |
Conformità raggiunta
- Indagini a mezzo di terzi — l'art. 8 della L. 300/1970 vieta le indagini «anche a mezzo di terzi» sui fatti non rilevanti: la raccolta di referenze va tenuta entro il perimetro dell'esperienza professionale verificabile.
- Limitazione della conservazione — l'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR vieta di conservare le attestazioni oltre il tempo necessario alla decisione e l'art. 17, par. 1, lett. a) ne fa un obbligo di cancellazione a finalità esaurita.
- Informativa a chi rilascia la referenza — il garante indicato è a sua volta interessato: i dati raccolti presso terzi attivano l'art. 14 GDPR, con il termine massimo di un mese fissato dal par. 3 dello stesso articolo.
- Sicurezza del trattamento — elaborazione completamente offline, nessun upload verso il cloud; le copie di lavoro sono protette con AES-256-GCM + Argon2id, in linea con il GDPR art. 32.
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Limiti & avvertenze
Non spetta allo strumento decidere il termine di conservazione: la prassi interna definisce quando le attestazioni possono essere cancellate. La verifica della liceità del contatto con il referee è di responsabilità del titolare.
Domande frequenti
Quando posso cancellare la documentazione dei garanti?
Quando la decisione di selezione è chiusa e non sussiste un'esigenza di difesa di un diritto in giudizio. La direttiva interna stabilisce il termine concreto, in coerenza con il GDPR art. 5.
Devo informare il referee del trattamento?
Sì. Il referee è un interessato e va informato del trattamento dei propri dati, salvo eccezioni dell'art. 14 GDPR.
La cancellazione è recuperabile?
No. La cancellazione locale rimuove il dato dal file esportato. Mantieni una copia di backup separata solo se prevista dalla policy e per il tempo strettamente necessario.