Voortgangsnotities zijn de dagelijkse laag van het dossier. BW 7:454 verplicht de hulpverlener die laag bij te houden en te bewaren gedurende twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging. Die plicht verbiedt het wissen in het bronsysteem. Wat u deelt is daarom altijd een tweede bestand, geen bewerking van het origineel. anonym.plus schrijft die kopie lokaal weg en laat het dossier zelf onaangeraakt. Voor iedereen die de notitie schreef geldt bovendien de geheimhoudingsplicht van Wet BIG art. 88. Die reikt verder dan de arts alleen: verpleegkundigen, verloskundigen en fysiotherapeuten vallen er even hard onder. Vrije tekst is daarbij het risico. Bijnamen, kamernummers en namen van familie staan zelden in een gestructureerd veld.
Wanneer dit van toepassing is
Een teamleider van een verpleegafdeling in het AMC wil een week aan voortgangsnotities bespreken in een intervisiebijeenkomst. Het gaat om de kwaliteit van de verslaglegging, niet om de betrokken cliënten. Het origineel moet in het EPD blijven staan; de bespreekkopie mag niemand aanwijzen.
Hoe anonym.plus dit afhandelt
- Exporteer de notities uit het EPD en open het bestand op uw eigen werkstation.
- De OCR verwerkt ook gefotografeerde of gescande papieren aantekeningen.
- De herkenning markeert namen van cliënten, familieleden en zorgverleners, plus datums en kamernummers.
- Besteed extra aandacht aan vrije tekst: bijnamen en afkortingen vragen om een handmatige controle.
- Kies per categorie tussen weglakken en vervangen door een neutraal label.
- Sla de kopie lokaal op. De notities in het EPD blijven onder de bewaartermijn vallen.
Wat u moet aanleveren
- De geëxporteerde notities als PDF, DOCX, TXT of afbeelding.
- Een actie per categorie: weglakken, vervangen of gedeeltelijk maskeren.
- Optioneel: een lijst met vaktermen die niet als naam mogen worden gemarkeerd.
Entiteitstypen herkend in zorggegevens
| Categorie | anonym.plus-entiteitstype | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Cliënt | PERSON | Eva Jansen → [CLIENT_1] |
| Familielid | PERSON | dochter Marit → [NAASTE] |
| Dossiernummer | MEDICAL_RECORD_NUMBER | AMC-2026-04817 → [DOSSIERNR] |
| BIG-nummer verpleegkundige | MEDICAL_LICENSE | 29012345602 → [BIG] |
| Datum en dienst | DATE_TIME | 12 maart, nachtdienst → [DATUM] |
| Locatie in de instelling | LOCATION | afdeling 4B, kamer 12 → [LOCATIE] |
Bereikte naleving
- Respecteert de dossier- en bewaarplicht van BW 7:454: het origineel blijft twintig jaar beschikbaar, de geschoonde versie is een aparte kopie voor een apart doel.
- Ondersteunt de geheimhoudingsplicht van Wet BIG art. 88, die geldt voor elke geregistreerde beroepsbeoefenaar die aan het dossier schrijft, niet alleen voor de behandelend arts.
- Beperkt de gedeelde inhoud tot wat de intervisie nodig heeft, in lijn met de minimalisering van AVG art. 5 lid 1 sub c.
- Houdt de verwerking op één apparaat, zodat er geen extra doorgifte ontstaat waarover de Autoriteit Persoonsgegevens verantwoording kan vragen onder AVG art. 32.
Anonimiseer uw voortgangsnotities offline — bekijk abonnementen & begin gratis →
Beperkingen & aandachtspunten
Vrije tekst laat zich niet volledig automatisch beoordelen. Een omschrijving als "de mevrouw uit het dorp bij Assen" bevat geen naam en blijft toch aanwijzend. Lees de gemarkeerde tekst altijd zelf na.
Veelgestelde vragen
Mag ik gegevens uit het EPD verwijderen in plaats van afdekken?
Nee. BW 7:454 verplicht de hulpverlener het dossier te bewaren gedurende twintig jaar na de laatste wijziging. Alleen de patiënt kan vernietiging vragen, op grond van BW 7:455. De geschoonde versie is daarom altijd een tweede bestand.
Geldt de geheimhoudingsplicht ook voor verpleegkundigen?
Ja. Wet BIG art. 88 richt zich op iedere beroepsbeoefenaar in de individuele gezondheidszorg. Verpleegkundigen, verloskundigen, fysiotherapeuten en psychologen vallen daar even goed onder als artsen.
Kan ik een hele map notities in één ronde verwerken?
Ja. Wijs de toepassing een map aan en alle bestanden worden achter elkaar op hetzelfde apparaat verwerkt, inclusief OCR voor de gescande pagina's.