Oscuramento in blocco di fascicoli AML con anonym.plus

Soluzione finanza · Antiriciclaggio, frode e criminalità finanziaria · D.Lgs. 231/2007 art. 17 (adeguata verifica della clientela)

La migrazione di un archivio antiriciclaggio è il momento in cui due obblighi si guardano in faccia: l'art. 31 del D.Lgs. 231/2007 vuole dieci anni di conservazione dei fascicoli di adeguata verifica raccolti ai sensi dell'art. 17, mentre il GDPR chiede di non portare nel sistema nuovo più dati personali del necessario. La risposta non è cancellare: è oscurare le copie che migrano e lasciare gli originali dove la legge li vuole. anonym.plus elabora i fascicoli in modalità batch, fino a 20 file per ciclo, senza mai uscire dal dispositivo.

Quando si applica

L'istituto sostituisce il sistema documentale e deve travasare l'archivio storico. Prima del travaso i fascicoli destinati alla piattaforma nuova vengono oscurati in blocco, mentre gli originali restano nell'archivio precedente fino alla scadenza del decennio. I metadati di rischio e le classificazioni sopravvivono al passaggio, perché sono ciò che rende l'archivio ancora interrogabile.

Come lo gestisce anonym.plus

1. Seleziona la cartella con i fascicoli in anonym.plus.
2. Configura l'operatore per il lotto: nomi, IBAN, codici fiscali, passaporti.
3. Avvia l'elaborazione batch; la barra di avanzamento mostra lo stato.
4. Al termine, rivedi il campione di controllo generato automaticamente.
5. Approva o correggi le corrispondenze anomale.
6. Esporta il lotto oscurato nella cartella di destinazione, in locale.

Cosa serve fornire

• La cartella con i fascicoli (PDF, DOCX, TXT o formati misti).
• Un operatore batch: oscura, maschera o pseudonimizza.
• Facoltativo: un file di configurazione con liste bianche e schemi di etichetta.

Tipi di entità rilevati nei documenti finanziari

Conformità raggiunta

• Adeguata verifica e conservazione — i fascicoli raccolti ai sensi dell'art. 17 del D.Lgs. 231/2007 seguono i dieci anni dell'art. 31, con le modalità dell'art. 32 e delle Disposizioni della Banca d'Italia per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni.
• Migrazione documentale — il CAD (D.Lgs. 82/2005) e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici reggono il travaso; per le scritture collegate resta il decennio dell'art. 2220 c.c.
• Minimizzazione e cancellazione — l'art. 5, par. 1, lett. c) e lett. e) del GDPR spinge a non replicare dati inutili nel sistema nuovo, ma l'art. 17, par. 3, lett. b) chiarisce che il diritto alla cancellazione cede davanti a un obbligo di legge come quello dell'art. 31.
• Sicurezza del lotto — trattamento interamente locale, nessun responsabile esterno ai sensi dell'art. 28 GDPR; AES-256-GCM + Argon2id sui file temporanei, in linea con l'art. 32 GDPR e con la ISO/IEC 27001:2022.

Limiti & avvertenze

L'elaborazione in blocco va sempre chiusa da un controllo a campione: un modello di fascicolo diverso dagli altri può far saltare il riconoscimento su un intero sottoinsieme. Dedica tempo alle corrispondenze anomale prima di approvare il lotto, e non sostituire mai gli originali d'archivio con le versioni oscurate.