Il GDPR art. 17 riconosce all'interessato il diritto alla cancellazione delle informazioni personali, salvo eccezioni di legge (es. obbligo di conservazione del LUL per 5 anni). La conferma che il titolare invia all'ex lavoratore è essa stessa un documento contenente riferimenti personali. anonym.plus oscura gli elementi diretti in locale, lasciando intatta la procedura come modello per casi futuri.
Quando si applica
Il DPO aziendale vuole costruire un repertorio di risposte tipo alle richieste di cancellazione. Prima dell'archiviazione nel sistema di gestione documentale, i nominativi e gli identificatori del richiedente vengono oscurati.
Come lo gestisce anonym.plus
- Carica la lettera di conferma (DOCX o PDF) in anonym.plus.
- Lo strumento marca nominativo, codice fiscale, indirizzo, e-mail.
- Conserva la struttura: riferimenti normativi, voci cancellate, elementi conservati per legge.
- Oscura gli identificatori con segnaposto uniformi.
- Verifica che i riferimenti agli obblighi di conservazione restino leggibili.
- Salva il modello bonificato per il repertorio interno.
Cosa serve fornire
- La conferma di cancellazione (DOCX, PDF).
- Un'operazione: oscuramento per modello o sostituzione con segnaposto.
- Opzionale: una lista di consentiti per i riferimenti normativi (art. 17, art. 5(1)(e)).
Tipi di entità rilevati nei documenti HR
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Interessato | PERSON | Roberto Lombardi → [INTERESSATO] |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | LMBRRT80A01F205Q → [CF] |
| Indirizzo | LOCATION | Via Verdi 7, 50121 Firenze → [INDIRIZZO] |
| EMAIL_ADDRESS | r.lombardi@email.it → [E-MAIL] | |
| Data richiesta | DATE_TIME | 15.05.2026 → [DATA_RICHIESTA] |
| Data conferma | DATE_TIME | 30.05.2026 → [DATA_CONFERMA] |
Conformità raggiunta
- Diritto alla cancellazione ed eccezioni — l'art. 17, par. 1, GDPR impone la cancellazione senza ingiustificato ritardo, ma il par. 3, lett. b) la esclude quando il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale: la conferma deve dire quale.
- Termini di riscontro — l'art. 12, par. 3, GDPR fissa un mese dal ricevimento della richiesta, prorogabile di due mesi per complessità o numero delle istanze, con informativa motivata all'interessato entro il primo mese.
- Conservazione a fini di prova — l'art. 2946 del Codice Civile fissa in dieci anni la prescrizione ordinaria dei diritti: è il riferimento esterno che giustifica la sopravvivenza di alcuni atti anche dopo una richiesta di cancellazione.
- Sicurezza del trattamento — elaborazione completamente offline, nessun upload verso il cloud; le copie di lavoro sono protette con AES-256-GCM + Argon2id, in linea con il GDPR art. 32.
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Limiti & avvertenze
La conferma originale va inviata all'interessato e archiviata per dimostrare l'evasione della richiesta entro 30 giorni (art. 12 GDPR). Il modello oscurato serve solo come riferimento.
Domande frequenti
Quali informazioni posso conservare nonostante la richiesta di cancellazione?
L'art. 17(3) GDPR consente la conservazione per obblighi legali (LUL 5 anni, scritture contabili 10 anni), difesa in giudizio o interessi pubblici. Vanno motivati nella risposta.
Entro quanto devo rispondere alla richiesta?
L'art. 12 GDPR impone una risposta entro 30 giorni dalla ricezione, prorogabili di altri 60 giorni in casi complessi (con motivazione all'interessato).
Posso usare il modello oscurato per casi successivi?
Sì. Il modello senza riferimenti personali è riutilizzabile come schema procedurale. La risposta concreta va però personalizzata per ogni richiesta in base agli elementi effettivamente trattati.