L'oscuramento batch dei fascicoli di indagine applica le stesse regole a un archivio intero, rendendo anonimi ai sensi del GDPR Considerando 26 documenti che sarebbe impraticabile trattare uno per uno. Su questa scala contano tre norme: l'art. 25 GDPR, che chiede misure di protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita; l'art. 30, che impone di tenere il registro delle attività di trattamento; e l'art. 5, par. 1, lett. e), sulla limitazione della conservazione, da leggere insieme ai termini di prescrizione ordinaria e per fatto illecito degli artt. 2946 e 2947 del codice civile. anonym.plus elabora l'intero archivio sul dispositivo: nessun dato raggiunge server esterni.
Quando si applica
Alla chiusura del mandato, la funzione compliance deve consegnare a un nuovo consulente l'archivio di sei anni di fascicoli di indagine — centinaia di file tra relazioni, verbali e allegati. La de-identificazione deve essere coerente: lo stesso soggetto deve ricevere lo stesso token in ogni fascicolo, altrimenti l'archivio diventa illeggibile.
Come lo gestisce anonym.plus
- Seleziona tutti i fascicoli e importali in anonym.plus, in locale.
- L'OCR integrato elabora anche i documenti acquisiti in ogni fascicolo.
- Lo strumento applica le stesse regole di rilevamento a tutti i file.
- Verifica un campione di corrispondenze per confermare l'accuratezza.
- Oscura gli identificatori oppure sostituiscili con token coerenti tra fascicoli.
- Salva le copie sanificate; gli originali rimangono sul dispositivo.
Cosa serve fornire
- I fascicoli in formato PDF, DOCX, TXT o immagine acquisita.
- Un'azione: oscuramento, mascheramento o sostituzione.
- Facoltativo: elenco di termini tecnici da preservare in tutti i fascicoli.
Tipi di entità rilevati nei documenti legali
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Persona | PERSON | Vari soggetti → [PERSONA_N] |
| Data/Ora | DATE_TIME | Fascicoli 2024-2026 → [DATA] |
| Organizzazione | ORGANIZATION | Business Unit multiple → [UNITÀ_N] |
| EMAIL_ADDRESS | vari@esempio.it → [EMAIL_N] | |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | Codici fiscali multipli → [CF_N] |
| IP | IP_ADDRESS | Indirizzi IP multipli → [IP_N] |
Conformità raggiunta
- Protezione dei dati fin dalla progettazione — l'art. 25 GDPR richiede misure tecniche e organizzative adeguate fin dalla progettazione e per impostazione predefinita: applicare la stessa regola di de-identificazione all'intero archivio è più difendibile di una revisione manuale caso per caso.
- Registro delle attività di trattamento — l'art. 30 GDPR impone di documentare finalità, categorie di interessati e termini di cancellazione: un'esecuzione batch è un trattamento da annotare, con l'indicazione delle regole applicate.
- Quanto a lungo conservare — la limitazione della conservazione dell'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR va calibrata sui termini di prescrizione: dieci anni per l'ordinaria (art. 2946 c.c.) e cinque anni per il risarcimento da fatto illecito (art. 2947 c.c.).
- Sicurezza del trattamento — nessun documento è trasmesso a server o cloud, nemmeno su volumi elevati; i file di lavoro sono cifrati con AES-256-GCM + Argon2id a riposo (GDPR art. 32).
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Limiti & avvertenze
L'elaborazione batch verifica un campione; valuta i fascicoli ad alto rischio individualmente per individuare eventuali riferimenti insoliti non catturati dal rilevamento automatico.
Domande frequenti
Perché un'esecuzione batch è più difendibile di una revisione manuale?
Perché applica la stessa regola a tutti i file in modo documentabile, che è ciò che l'art. 25 GDPR intende con protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. La revisione manuale su centinaia di file introduce varianza.
L'anonimizzazione massiva va annotata nel registro dei trattamenti?
Sì. L'art. 30 GDPR impone di documentare finalità, categorie di interessati e termini di cancellazione: conviene annotare anche le regole di de-identificazione applicate e la data dell'esecuzione.
Per quanto tempo conservare un archivio di fascicoli di indagine?
L'art. 5, par. 1, lett. e), GDPR impone di non conservare oltre il necessario. Il riferimento pratico sono i termini di prescrizione: dieci anni per l'ordinaria (art. 2946 c.c.) e cinque anni per il fatto illecito (art. 2947 c.c.).