L'anonimizzazione della corrispondenza con le autorità rimuove i dati personali dalle lettere scambiate con ANAC, UIF, AGCM, CONSOB e Garante privacy prima che entrino nell'archivio o circolino tra funzioni. Il carteggio con un'autorità di vigilanza è per definizione riservato: l'art. 326 del codice penale punisce la rivelazione di segreti d'ufficio e, sul versante della vigilanza bancaria, l'art. 7 del TUB (D.Lgs. 385/1993) copre con il segreto d'ufficio le notizie acquisite dalla Banca d'Italia. Per le amministrazioni, protocollo e conservazione seguono il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). anonym.plus elabora la corrispondenza sul dispositivo: nessun dato raggiunge server esterni.
Quando si applica
Il compliance officer chiude un fascicolo di vigilanza e deve archiviare due anni di lettere, PEC e allegati, rendendoli consultabili alle funzioni interne che potrebbero riceverne una richiesta analoga. Le lettere citano dipendenti, clienti e referenti dell'autorità: l'archivio consultabile deve conservare il merito e perdere le anagrafiche.
Come lo gestisce anonym.plus
- Apri la corrispondenza in anonym.plus, in locale.
- L'OCR integrato elabora anche le lettere acquisite.
- Lo strumento evidenzia nomi, date, recapiti e identificatori personali.
- Verifica ogni corrispondenza e scarta i riferimenti istituzionali necessari.
- Anonimizza i dati personali oppure sostituiscili con token stabili.
- Salva la copia sanificata; l'originale rimane sul dispositivo.
Cosa serve fornire
- La corrispondenza in PDF, DOCX o TXT.
- Un'azione: anonimizzazione, oscuramento o sostituzione.
- Facoltativo: elenco dei riferimenti istituzionali da preservare.
Tipi di entità rilevati nei documenti legali
| Categoria | Tipo di entità anonym.plus | Esempio |
|---|---|---|
| Persona | PERSON | Stefania Romano → [REFERENTE] |
| Data/Ora | DATE_TIME | Lettera del 08/06/2026 → [DATA] |
| Organizzazione | ORGANIZATION | ANAC Roma → [AUTORITÀ] |
| EMAIL_ADDRESS | s.romano@esempio.it → [EMAIL] | |
| Codice fiscale | IT_FISCAL_CODE | RMNSFN78D41H501S → [CF] |
| Telefono | PHONE_NUMBER | +39 06 7777777 → [TEL] |
Conformità raggiunta
- Segreto d'ufficio — l'art. 326 del codice penale punisce la rivelazione e l'utilizzazione di segreti d'ufficio: la corrispondenza con un'autorità nasce coperta e va trattata come tale anche nella circolazione interna.
- Vigilanza bancaria e finanziaria — l'art. 7 del TUB (D.Lgs. 385/1993) assoggetta al segreto d'ufficio le notizie e i dati acquisiti dalla Banca d'Italia nell'esercizio della vigilanza, a conferma della sensibilità del carteggio anche sul lato del vigilato.
- Protocollo e conservazione — per le pubbliche amministrazioni la gestione documentale e la conservazione seguono il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005); la versione anonimizzata è quella destinata alla consultazione interna, non quella protocollata.
- Sicurezza del trattamento — elaborazione 100 % locale, nessun servizio terzo riceve le lettere; i file di lavoro sono cifrati con AES-256-GCM + Argon2id in coerenza con il GDPR art. 32 e con la minimizzazione dell'art. 5, par. 1, lett. c).
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Limiti & avvertenze
Alcuni riferimenti istituzionali — numeri di protocollo, estremi del procedimento — devono essere preservati per la tracciabilità. Spetta all'operatore distinguere i dati personali dai riferimenti istituzionali necessari.
Domande frequenti
Perché la corrispondenza con un'autorità va trattata come riservata anche internamente?
Perché l'art. 326 del codice penale sanziona la rivelazione di segreti d'ufficio e il carteggio nasce all'interno di un procedimento di vigilanza. La circolazione interna va limitata a chi ha effettiva necessità di conoscere.
Che cosa protegge il segreto d'ufficio previsto dal TUB?
L'art. 7 del D.Lgs. 385/1993 assoggetta a segreto d'ufficio le notizie e i dati acquisiti dalla Banca d'Italia nell'esercizio della vigilanza, con deroghe tipizzate per la collaborazione tra autorità.
Quali riferimenti vanno conservati in chiaro nell'archivio anonimizzato?
Numero di protocollo, estremi del procedimento, autorità mittente e date: sono ciò che consente di ritrovare il fascicolo originale. Nomi, recapiti e identificatori personali possono essere sostituiti con token stabili.