Anonimiseren van de aanstellingskeuring met anonym.plus

HR-oplossing · Werving en selectie · AVG art. 9 / Wet op de medische keuringen (WMK) / Arbowet art. 18

Een aanstellingskeuring mag in Nederland niet zomaar. De Wet op de medische keuringen staat een keuring alleen toe als aan de functie bijzondere eisen van medische geschiktheid worden gesteld, en dan pas aan het einde van de procedure; vragen naar algemene gezondheid of ziekteverzuim zijn uitgesloten. De keuring wordt gedaan door een bedrijfsarts, die onder het medisch beroepsgeheim valt en op grond van de Arbowet zelfstandig oordeelt. De werkgever krijgt daarom alleen de geschiktheidsuitspraak te zien: AVG art. 9 verbiedt verwerking van gezondheidsgegevens en de UAVG kent werkgevers slechts een smalle uitzondering. De software schrapt die onderbouwing lokaal voordat het rapport het personeelsdossier bereikt.

Wanneer dit van toepassing is

Een transportbedrijf moet voor chauffeurs een aanstellingskeuring laten doen. De HR-afdeling mag alleen de uitslag 'geschikt/niet geschikt' bewaren, niet de onderliggende gezondheids- data.

Hoe anonym.plus dit afhandelt

1. Open het keuringsrapport (PDF) in anonym.plus.
2. OCR leest ook de gescande pagina's van het rapport.
3. Medische termen en diagnoses worden gedetecteerd.
4. Bevestig dat alleen de eindconclusie blijft staan.
5. Verwijder de onderbouwing achter de uitslag.
6. Sla het opgeschoonde rapport op in het personeelsdossier.

Wat u moet aanleveren

• Het keuringsrapport van de bedrijfsarts.
• Een bewerking: verwijdering van de gezondheidspassages.
• Een lijst velden om te bewaren (geschiktheid, datum, geldigheid).

Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd

Bereikte naleving

• Volgt de Wet op de medische keuringen: keuren alleen bij bijzondere eisen van medische geschiktheid, en pas aan het einde van de procedure.
• Respecteert het medisch beroepsgeheim en de onafhankelijke positie die de Arbowet de bedrijfsarts geeft.
• Houdt gezondheidsgegevens buiten het personeelsdossier, conform AVG art. 9 en de smalle werkgeversuitzondering in de UAVG.
• Laat uitsluitend de geschiktheidsuitspraak, de datum en de geldigheidsduur staan.
• Rapporten worden lokaal bewerkt en met AES-256-GCM beschermd.

Beperkingen & aandachtspunten

Of een keuring überhaupt toegestaan was onder de Wet op de medische keuringen, bepaalt geen programma. Toets dat vooraf met de arbodienst of de BIG-geregistreerde bedrijfsarts.