Na een afwijzing vervalt de reden om het dossier te bewaren. AVG art. 17 lid 1 onder a geeft de sollicitant recht op wissing zodra de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel, en art. 5 lid 1 onder e maakt daar sowieso een plicht van. De NVP Sollicitatiecode houdt vier weken na afronding aan, of maximaal een jaar met uitdrukkelijke toestemming voor een talentenpool. Eén nuance: bij een klacht over onderscheid rust de bewijslast op de werkgever (AWGB art. 10), dus geaggregeerde, niet-herleidbare selectiestatistiek is verstandig om te bewaren. Die valt door overweging 26 AVG buiten de verordening.
Wanneer dit van toepassing is
Een HR-afdeling schoont elk kwartaal de ATS op. Dossiers van afgewezen aanvragers worden gede-identificeerd zodat alleen geaggregeerde KPI's overblijven voor de jaarrapportage.
Hoe anonym.plus dit afhandelt
- Selecteer de afgewezen dossiers in uw ATS-export.
- Open de export in anonym.plus.
- De tool detecteert naam, BSN, adres en e-mail.
- Bevestig welke statistische velden mogen blijven.
- Anonimiseer of wis de identificerende velden.
- Sla de opgeschoonde export op voor de KPI-rapportage.
Wat u moet aanleveren
- De ATS-export met afgewezen aanvragen.
- Een retentievlag (schrappen of statistisch behouden).
- Een lijst KPI-velden om te bewaren (datum, kanaal, score).
Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd
| Categorie | anonym.plus-entiteitstype | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam | PERSON | Lotte Dekker → [VERWIJDERD] |
| EMAIL_ADDRESS | lotte@voorbeeld.nl → [VERWIJDERD] | |
| Adres | LOCATION | Beethovenstraat 22, 1077 Amsterdam → [VERWIJDERD] |
| Telefoon | PHONE_NUMBER | +31 6 5544 2211 → [VERWIJDERD] |
| Score | NUMBER | 65 → 65 (behouden) |
| Kanaal | STATUS | LinkedIn → LinkedIn (behouden) |
Bereikte naleving
- Voert het verwijderrecht van AVG art. 17 lid 1 onder a uit op de identificerende velden.
- Respecteert de opslagbeperking van AVG art. 5 lid 1 onder e en de vierwekentermijn uit de NVP Sollicitatiecode.
- Behoudt alleen geaggregeerde statistiek, die door overweging 26 AVG buiten het begrip persoonsgegeven valt.
- Houdt de bewijspositie onder AWGB art. 10 overeind zonder persoonsdossiers te bewaren.
- Talentenpool alleen met uitdrukkelijke toestemming en een eigen grondslag onder AVG art. 6.
Anonimiseer dossiers afgewezen aanvragers offline — bekijk abonnementen & begin gratis →
Beperkingen & aandachtspunten
Een verzoek tot vergetelheid raakt soms ook de back-ups. Coördineer met IT voor de complete uitvoer van het recht.
Veelgestelde vragen
Mag ik dossiers bewaren voor een talentenpool?
Alleen met uitdrukkelijke toestemming en een eigen grondslag onder AVG art. 6; de NVP Sollicitatiecode houdt daarbij een jaar aan.
Hoe vaak schoon ik de ATS?
Minimaal per kwartaal; sommige sectoren hanteren maandelijks.
Worden statistische velden ook geraakt?
Nee, alleen identificerende velden. Statistieken blijven bruikbaar voor trendanalyse.