Anonimiseren van het sollicitatieformulier met anonym.plus

HR-oplossing · Werving en selectie · AWGB art. 1 / WGB m/v

Een sollicitatieformulier dwingt antwoorden af in vaste velden. Geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en foto komen daardoor structureel binnen, ook als de functie er niets mee doet. AWGB art. 5 en WGBL art. 3 verbieden onderscheid bij de vervulling van een openstaande betrekking. AVG art. 5 lid 1 onder c voegt toe dat de verwerking beperkt blijft tot wat noodzakelijk is voor het doel. Is er een ondernemingsraad, dan geeft WOR art. 27 lid 1 onder e hem instemmingsrecht op het aanstellingsbeleid waar dit formulier deel van uitmaakt; onder k geldt datzelfde recht voor de regeling over gegevens van wie eenmaal in dienst is. Het programma zorgt voor lokale afscherming van de niet-functierelevante velden.

Wanneer dit van toepassing is

Een gemeente in Noord-Brabant ontvangt honderd aanmeldingen in PDF voor een openbare functie. Om gelijke behandeling te borgen wordt elk formulier ontdaan van beschermde velden voordat het door de technische commissie wordt geanalyseerd.

Hoe anonym.plus dit afhandelt

1. Laad het ingevulde formulier in anonym.plus, lokaal.
2. De ingebouwde OCR leest ook gescande of als beeld geëxporteerde aanmeldingen.
3. De tool spoort velden op zoals naam, adres, geboortedatum en nationaliteit.
4. Bevestig elke vondst en behoud de in de vacaturetekst gevraagde competenties.
5. Dek elk veld met een beschermd kenmerk af of vervang het door een neutrale waarde.
6. Exporteer de geredigeerde kopie; het origineel blijft op uw apparaat.

Wat u moet aanleveren

• Het aanmeldformulier (PDF, DOCX, TXT of scan).
• Een bewerking: volledig weglakken, vervangen of gedeeltelijk maskeren.
• Een lijst met verplichte velden om te bewaren (bijv. vereist diploma).

Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd

Bereikte naleving

• Voorkomt onderscheid bij de vervulling van een openstaande betrekking, verboden in AWGB art. 5 en WGBL art. 3.
• Geeft uitvoering aan de minimalisering van AVG art. 5 lid 1 onder c: alleen functierelevante velden bereiken de beoordelaar.
• Past binnen het instemmingsrecht van de ondernemingsraad op het aanstellingsbeleid, WOR art. 27 lid 1 onder e.
• Laat de vacature-eisen intact, zodat de selectie toetsbaar blijft voor het College voor de Rechten van de Mens.
• Formulieren blijven afgeschermd op het toestel; AES-256-GCM beschermt de werkbestanden in rust.

Beperkingen & aandachtspunten

De software beoordeelt niet of een vacature indirecte discriminerende clausules bevat. De toets van de selectiecriteria blijft bij de verwerkingsverantwoordelijke en de HR-manager.