Batchverwerking van de kandidatenpool met anonym.plus

HR-oplossing · Werving en selectie · AWGB art. 1 / WGB m/v / AVG art. 6

Een actieve pool telt al snel duizenden dossiers, en handmatig nalopen schaalt niet. Twee AVG-verplichtingen wegen dan zwaarder: art. 5 lid 1 onder e, dat bewaren beperkt tot wat nodig is, en art. 32, dat passende technische en organisatorische maatregelen verlangt naar rato van het risico. Beoordeelt u de pool systematisch en op grote schaal, dan wijst art. 35 richting een gegevensbeschermingseffectbeoordeling — zeker als een model meeweegt, want de AI-verordening (EU) 2024/1689 merkt selectiesystemen in bijlage III als hoog risico aan. Bestaat er een ondernemingsraad, dan valt een vaste regeling voor het screenen en selecteren van kandidaten uit deze pool onder het instemmingsrecht van WOR art. 27 lid 1 onder e (aanstellingsbeleid) — onder k geldt hier niet, want de pool bestaat uit externe kandidaten, niet uit personen die al in dienst zijn. De batchmodus past één profiel toe op de hele pool en logt lokaal.

Wanneer dit van toepassing is

Een corporate recruitmentteam onderhoudt een talentpool van 3.000 personen voor toekomstige vacatures. Voor de jaarlijkse audit moet de pool worden geanonimiseerd terwijl trends per kanaal en functiefamilie meetbaar blijven.

Hoe anonym.plus dit afhandelt

1. Selecteer de map met poolexports in de tool.
2. Kies het anonimisatieprofiel (vervanging of pseudonimisering).
3. Stel de batchgrootte en parallellisatie in.
4. De tool verwerkt elk dossier en logt voortgang lokaal.
5. Controleer steekproefsgewijs of elk veld werkelijk is afgeschermd.
6. Sla de bewerkte pool op in de auditmap.

Wat u moet aanleveren

• De map met poolexports (CSV, DOCX, PDF).
• Het centrale bewerkingsprofiel.
• Een steekproefdrempel voor controle (bijv. 5%).

Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd

Bereikte naleving

• Past één consistent profiel toe, wat de organisatorische maatregel van AVG art. 32 op poolschaal aantoonbaar maakt.
• Ondersteunt de opslagbeperking van AVG art. 5 lid 1 onder e voor een bestand dat vanzelf groeit.
• Signaleert wanneer AVG art. 35 om een DPIA vraagt: systematische, grootschalige beoordeling van sollicitanten.
• Houdt rekening met bijlage III van de AI-verordening (EU) 2024/1689 zodra een model in de rangschikking meeweegt.
• Sluit aan op het instemmingsrecht van de ondernemingsraad voor aanstellingsbeleid, WOR art. 27 lid 1 onder e.
• Verwerkingslogs blijven lokaal en versleuteld met AES-256-GCM.

Beperkingen & aandachtspunten

Sluit een grote batchrun altijd af met een menselijke steekproef. De software rapporteert verwerkingsstatistieken, geen kwalitatief oordeel.