Referenten zijn derden. Hun naam, functie en telefoonnummer belanden in het dossier zonder dat zij zich bij u hebben gemeld, en AVG art. 14 verplicht u dan om hen over de verwerking te informeren. Zodra de procedure is afgerond vervalt de grondslag van art. 6 lid 1 en eist art. 5 lid 1 onder e dat de gegevens niet langer bewaard blijven dan nodig. De NVP Sollicitatiecode vraagt bovendien dat referenties pas na toestemming van de sollicitant worden benaderd. Let ook op de Wet bescherming klokkenluiders uit 2023: een negatieve referentie of een zwarte lijst als reactie op een melding is verboden benadeling. Het programma haalt de contactgegevens er lokaal uit en houdt de inhoudelijke beoordeling intact.
Wanneer dit van toepassing is
Een advocatenkantoor archiveert dossiers van afgewezen kandidaten. Referenten moeten uit elk dossier worden gehaald omdat er geen verdere grondslag is om hun gegevens te bewaren.
Hoe anonym.plus dit afhandelt
- Open het sollicitatiedossier in de tool.
- De tool zoekt secties met de kop 'Referenties' of 'Referenten'.
- Namen, telefoonnummers en e-mailadressen worden gemarkeerd.
- Bevestig per blok of de gegevens volledig moeten worden verwijderd.
- Schrap het blok en houd een neutraal label per referent over.
- Sla het opgeschoonde dossier op in het archief.
Wat u moet aanleveren
- Het sollicitatiedossier met referentielijst.
- Een bewerking: wissen of vervangen door [REFERENT].
- Een lijst met te behouden samenvattingsvelden.
Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd
| Categorie | anonym.plus-entiteitstype | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam referent | PERSON | Dr. Anouk Hofman → [REFERENT-1] |
| Functie | TITLE | directeur Bedrijfsvoering → [ROL] |
| Telefoon | PHONE_NUMBER | +31 30 555 4422 → [TELEFOON] |
| EMAIL_ADDRESS | a.hofman@voorbeeld.nl → [E-MAIL] | |
| Organisatie | ORGANIZATION | Hofman Advies → [ORGANISATIE] |
| Relatie | DATE_TIME | 2018-2022 → [PERIODE] |
Bereikte naleving
- Geeft uitvoering aan de opslagbeperking van AVG art. 5 lid 1 onder e zodra de grondslag van art. 6 is uitgewerkt.
- Houdt rekening met de informatieplicht tegenover derden in AVG art. 14.
- Volgt de NVP Sollicitatiecode: referenten worden pas met toestemming van de sollicitant benaderd.
- Sluit aan op het benadelingsverbod van de Wet bescherming klokkenluiders (2023), dat negatieve referenties en zwarte lijsten na een melding verbiedt.
- De opschoning draait lokaal; het referentieblok blijft afgeschermd en geen contactgegeven gaat naar een externe dienst.
Anonimiseer referentielijst kandidaat offline — bekijk abonnementen & begin gratis →
Beperkingen & aandachtspunten
De software stelt zelf geen bewaartermijnen vast. Stem het bewaarbeleid af met de functionaris voor gegevensbescherming.
Veelgestelde vragen
Mag ik referenten bewaren voor toekomstige vacatures?
Alleen met aparte toestemming. Hergebruik zonder toestemming valt buiten de oorspronkelijke doelbinding.
Wat als de referent zelf om wissing vraagt?
Handel het AVG art. 17-verzoek af en gebruik deze taak om het contactblok uit het dossier te halen.
Wordt de referent geïnformeerd?
De software stuurt zelf geen bericht. Het informeren is een taak van uw HR-team, conform AVG art. 14.