Een gespreksverslag legt indrukken, citaten en oordelen vast. Zulke stukken zijn persoonsgegevens, dus geeft AVG art. 15 de sollicitant in beginsel inzage in wat over hem is genoteerd — een goede reden om oordelen zakelijk en functiegericht te formuleren. AWGB art. 5 verbiedt tegelijk dat beschermde kenmerken meewegen bij de vervulling van de vacature. Voor eerlijke kalibratie tussen panels helpt een verslag zonder namen: commissies vergelijken dan beoordelingslijnen in plaats van personen. Het identificeerbare origineel blijft in het dossier met de eigen bewaartermijn; de kalibratiekopie wordt lokaal geanonimiseerd.
Wanneer dit van toepassing is
Een retailketen organiseert per kwartaal een kalibratiecommissie tussen vier regio's. De verslagen moeten centraal vergeleken worden zonder dat namen of vestigingen herleidbaar zijn.
Hoe anonym.plus dit afhandelt
- Open het verslag (DOCX of PDF) in anonym.plus.
- De tool licht namen, vestigingsplaats en demografische verwijzingen uit.
- Loop elke vondst langs en behoud de inhoudelijke beoordeling.
- Vervang persoonsverwijzingen door alias-tokens.
- Bewaar de bewerkte versie voor de gezamenlijke kalibratie.
- Het origineel blijft in uw eigen mappenstructuur staan.
Wat u moet aanleveren
- Het gespreksverslag (DOCX, PDF of TXT).
- Een bewerking: vervanging, redactie of maskering.
- Een lijst met te bewaren competentiecodes.
Entiteitstypen die in HR-documenten worden gedetecteerd
| Categorie | anonym.plus-entiteitstype | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Naam kandidaat | PERSON | Esmee Visser → [KANDIDAAT-007] |
| Naam interviewer | PERSON | Mark Smit → [INTERVIEWER-A] |
| Vestiging | LOCATION | Den Haag → [REGIO-W] |
| Datum | DATE_TIME | 21-03-2026 → [DATUM] |
| Leeftijd verwijzing | AGE | 42 jaar → [LEEFTIJDCATEGORIE] |
| Burgerlijke staat | PERSON | samenwonend → [STAAT] |
Bereikte naleving
- Houdt beschermde kenmerken buiten de vergelijking, zoals AWGB art. 5 voorschrijft.
- Erkent het inzagerecht van AVG art. 15: het originele verslag blijft compleet in het dossier.
- Volgt de bewaarlijn van de NVP Sollicitatiecode: vier weken na afronding, of een jaar met uitdrukkelijke toestemming.
- Een kalibratiekopie zonder herleidbare velden valt onder overweging 26 AVG buiten het bereik van de verordening.
- De bewerking blijft op uw computer, met AES-256-GCM voor werkbestanden.
Anonimiseer verslag sollicitatiegesprek offline — bekijk abonnementen & begin gratis →
Beperkingen & aandachtspunten
Citaten over privé-omstandigheden vragen een menselijke blik; software kan vrije tekst niet op intentie wegen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang mogen gespreksverslagen worden bewaard?
Volgens de NVP Sollicitatiecode in beginsel vier weken na afronding, of maximaal een jaar met expliciete toestemming.
Kan ik meerdere verslagen tegelijk verwerken?
Ja. De batchmodus past hetzelfde profiel toe op een hele kalibratieronde.
Worden de oorspronkelijke notities aangepast?
Nee. De toepassing levert een schone kopie en laat het brondossier intact.